.

Introducción

El Sistema de Digesto Administrativo fué concebido con la finalidad de proveer información actualizada y confiable de toda la documentación relacionada a las distintas áreas de interés de la actividad universitaria. La base de esta concepción fué generar un sistema de fácil uso y amplia difusión respetando las pautas impuestas por los requisitos de un mínimo costo de desarrollo, implementación y mantenimiento.

Entre las características de diseño e implementación que contribuyen al logro de los objetivos formulados podemos resaltar las siguientes:

Completa automatización del proceso.

Registro automático del envío con fecha y hora de arribo, e inmediato acuse de recibo o aviso de rechazo al emisor. Control y registro automático de los contenidos en los archivos de datos referidos al sistema. Conversión automática de archivos Word a Html e indexación del texto del documento para búsquedas exhaustivas.

Confiabilidad

Imposibilidad de acceso a usuarios comunes a modificaciones en los archivos de datos. El sistema implementa control de acceso al recurso de envío y libre acceso al recurso de consulta.

Publicación automática y sin ninguna mediación del documento tal cual fué enviado a la página web. Los documentos enviados por este medio no pueden ser accedidos, ni siquiera por el administrador del sistema, si no están publicados en la página web. Desde este punto de vista el control y la responsabilidad de la corrección de las publicaciones recae sobre los emisores. El texto de los documentos no puede ser alterado, a menos que sea reenviado.

Amplia difusión a bajos costos

El costo administrativo decrece con la posibilidad de reusar los recursos, como lo son los archivos de texto dispersos generados por la administración con otro propósito. Los recursos de implementación no son diferentes de los que ya utilizan las oficinas para poder generar los textos que envían, sin necesidad de equipos costosos u otros servidores, que no sea el servidor de web.

Si al sistema se lo mira desde el ángulo de la difusión, constituye el medio ideal para las notificaciones necesarias. A la vez que brinda la posibilidad actualizar otros sitios de información en la web en forma automática, en beneficio de la rapidez y coherencia de la información de las páginas.

Los recursos utilizados en este sistema, como intérpretes de lenguajes, etc. son de distribución libre en Internet, ello implica cero costo en inversión preliminar para su implementación.

Por qué en INTERNET?

Internet provee el mejor medio para generar sistemas con mantenimiento centralizado e inclusive remoto, a la vez que maximiza las posibilidades de distribución con cero costo adicional en equipos, software y mantenimiento. Según la elección el sistema puede funcionar también como Intranet exclusivamente, si se decide limitar el acceso a su páginas.

---

Novedades de la versión 2.0

Esta versión incorpora una nueva forma de envío, mediante un formulario web de acceso controlado. El formulario se configura automáticamente con las opciones correspondientes al usuario que ingresa y al tipo de documento que envía. Se agregan además dos servicios adicionales, la publicación automática de la oferta educativa de cada Facultad y los llamados a concursos e inscripción de aspirantes. Estas páginas se regeneran y actualizan con los datos incorporados al Digesto, sin necesidad de otra intervención.

El sistema agrega también la facilidad de notificar con la copia del documento enviado al Digesto, a una o más personas, mediante la provisión de las direcciones de correos de los usuarios a quienes se desea enviar la notificación o la copia attachada del documento, como una opción incorporada al mismo envío.

En materia de consultas, se adicionó la posibilidad de consultar palabras o frases que figuran dentro del texto del documento, a través de WebGlimpse.

La automatización del mantenimiento ha sido mejorada, mediante el uso de perfiles estandarizados programados para la actualización y generación automática de páginas, la incorporación de rutinas que permiten a cualquier página hacer referencia a documentos del Digesto, y la facilidad orientada a los usuarios responsables de la carga de verificar con facilidad todos los documentos por ellos enviados, y de reenviar aquellos en los que hubieren cometido algún error que el sistema no hubiere podido detectar. Se incorporó un nuevo sistema de detección de errores, este filtro impide que datos erróneos sean incorporados al sistema, corrigiendo éste aquellos que le fuera posible, y advirtiendo al usuario de la modificación, o enviándole un mensaje de error, donde no contara con la información para realizar las correcciones, como respuesta instantánea al envío. O un aviso de recibo, consignabdo los datos del registro realizado.

Un cierto número de datos de las nuevas páginas de envío son incorporados automáticamente por el sistema, sin necesidad de la intervención del usuario.

Por favor, comunique sus dudas, sugerencias o críticas a Laura Victoria Ruiz, DGIUNSL. O si prefiere, comuníquese a los internos 160/222 del Rectorado de esta Universidad.

---

Requisitos

Registro de la dirección emisora

Antes de enviar documentación para ser publicada en el Digesto, Ud. debe registrar la dirección de e-mail de la oficina que realizará los envíos de documentos. El cumplimiento de este requisito es excluyente, ya que el sistema verifica las direcciones, y si no han sido autorizadas como fuentes de documentos, no podrá acceder al formulario de envío.

Es requisito que la dirección de e-mail registrada corresponda a una cuenta oficial de mail de la oficina desde la que serán enviados los documentos. Si la oficina no tiene cuenta oficial, por favor solicítela.

Para registrar una dirección debe enviar un e-mail a lruiz@unsl.edu.ar consignando los siguientes datos:

Nombre de la dependencia

Nombre de la oficina

Dirección oficial de e-mail de la oficina si fuese distinta de la de retorno

Secretaría, Dirección General y/o Dirección a la que pertenece esa oficina

Nombre y apellido completo de los agentes responsables del envío de documentos.

Teléfonos directos y/o internos de la oficina.

Indice

La finalidad de la página web de búsqueda de documentos, es permitir la ubicación y lectura de documentos públicos de interés general. A tal fin, se establecen una serie de categorías que facilitan la búsqueda del documento. Ninguna de estas categorías es obligatoria para la búsqueda de documentos a través de la página, en este contexto solo sirven al fin de poder refinar las opciones de búsqueda, ajustándolas lo más posible a las características del documento o conjunto de documentos de interés. Pero ellas sí deben ser adecuadamente especificadas cuando se registra y se envía el documento. Las categorías son:

• Tipo
• Origen
• Area
• Código
• Fecha
• Claves
• Descripción
• Permanencia

.

Naturalmente, el campo de archivo del formulario debe contener obligatoriamente la referencia a un documento válido. Son documentos válidos aquellos que se encuentran en formato Word 6, Word7, Word 8 u html. Los demas documentos serán rechazados, retornando un mensaje de error.

A continuación se describen las categorías que pueden consignarse para las distintas opciones que aparecen en la página de búsqueda.

Tipo de documentos:

• Actas
• Circulares
• Convenios
• Decretos
• Ordenanzas
• Ordenes del día
• Resoluciones

Origen del Trámite:

• DETI
• DEDA
• DOSPU
• Escuela Normal Juan Pascual Pringles
• Facultad de Ciencias de Humanas
• Facultad de Ciencias Físicas Matemáticas y Naturales
• Facultad de Ingeniería y Ciencias Económico Sociales
• Facultad de Química Bioquímica y Farmacia
• Organismos Nacionales
• Rectorado

Organo Emisor:

• Asamblea Universitaria
• Auditoría Interna
• Consejo Directivo
• Consejo Superior
• Decanato
• DEDA
• DETI
• DOSPU
• Dirección de Personal
• Organismos Nacionales
• Rectorado
• Rectoría
• Secretaría Académica
• Secretaría Administrativa
• Secretaría de Asuntos Estudiantiles y Bienestar
• Secretaría de Ciencia y Técnica
• Secretaría de Extensión Universitaria Secretaría de Hacienda
• Secretaría General

Nótese que la actual página de envío no requiere que se especifique el órgano emisor, ya que está incorporado en la selección del tipo de documento. Naturalmente, existe un control sobre que tipos de documentos pueden pertenecer a origen especificado. Esto es si un tipo de documento elegido no esta permitido para un determinado origen, se rechazará el envío.

Area de Interés:

Area Académica

Area Administrativa

Area de Ciencia y Técnica

Area de Extensión

Area de Gobierno

Area de Hacienda

Area Interinstitucional

.

Como completar los descriptores

• El formulario de envío debe tener todos los campos completos. Debe asegurarse el seleccionar siempre la categoría correcta a cada descriptor. El sistema actual conforma el código a partir de las categorías informadas por el usuario, y registra el documento bajo el código obtenido. Por lo tanto, si se cometiese el error de informar un tipo de documento incorrecto para un origen correcto, el código generado como resultado será incorrecto, y el sistema no podrá percatarse del error a menos que eventualmente resulte que el código obtenido sea duplicación de un código ya existente. Debe recordarse que el sistema es ciego contenido del archivo enviado por el usuario.

Para moverse en las listas de opciones con mayor facilidad, se puede ingresar en la opción la primer letra del ítem a seleccionar, con ello el cursor de la lista se desplazará hasta el primer ítem en orden alfebético que se corresponda con la letra ingresada por el usuario.

• El uso de acentos, en las categorías demás datos que se incluyan en este formulario serán ignorados, por tanto se puede prescindir de ellos. La letra 'ñ' será traducida como '#'. Por favor no utilice signos tales como 'º', 'ª', sub o suprascriptos. Naturalmente, estas restricciones en el uso de signos esta limitada a la sintáxis de los datos incluídos en el formulario, el archivo enviado no está sujeto a ninguna de las restricciones aquí estipuladas.
• .
El uso de mayúsculas es indistinto en los datos del formulario, salvo en la descripción, el texto que se coloque es este descriptor es el que aparecerá en la página web de respuesta.
• El contenido de una categoría puede desplazarse más de una línea, esto ocurrirá normalmente a medida que se escribe cuando la frase excede cierta longitud. Los datos de categorías que se prevé pueden exceder una línea son las claves y la descripción del documento. A medida que excede el tamaño de ventana previsto, bajará de línea automáticamente, no debe presionar Enter.

  Importante: Las actas complementarias surgidas de los convenios, si bien se codifican como actas, el tipo de documento correspondiente es 'convenios'. Ello responde a razones de conveniencia para las búsquedas.

  Ej Acta complementaria Nº 10 del convenio Nº 1., en tipo de documento se coloca 'conv' : tipo=conv

  La fecha debe consignarse con el formato dd/mm/aa. Esto es: dos dígitos para día, barra de separación, dos dígitos para mes, barra y dos dígitos para año.

Por favor, verifique la lista actualizada de códigos. Si el código no estuviera contemplado en la lista comuníquelo, previo a realizar el envío. O simplemente verifique los tipos de documentos existentes en el formulario. En la actual versión los códigos dependen del tipo y origen de documento seleccionado por el usuario, por lo que no podrá enviar el documento si éste no es debidamente registrado como tipo en el sistema.

• Las palabras claves tienen como finalidad poder consignar los temas que están referidos en el documento, es una forma mucho mas libre de categorizar el documento individual que las restantes categorías expuestas en los otros descriptores. La forma de consignar las claves es colocar la palabra o frase separada de la siguiente por dos puntos, y sin ningún tipo de separador en la última, o espacios al finalizar cada una de ellas. Por ejemplo:

• El contenido de las palabras o frases claves es muy importante para quien realiza una búsqueda por un tema en particular, si éstas han sido consignadas adecuadamente el documento será encontrado con seguridad, con un mínimo esfuerzo de búsqueda, que es lo que se persigue con su inclusión en la cabecera. Así es que deben ser cuidadosamente elegidas.
• La mejor manera de establecer adecuadamante el conjunto de palabras claves que describen el tema del documento individual, es situarse en el lugar de la persona que quiere encontrar ese documento específico e ignora completamente cómo ha sido consignado el tema a través de las palabras o frases claves
• Existen ciertas reglas bastante universales de como procede la lógica de quien busca algo a través de este tipo de categorías, como guía estan las siguientes:
• Normalmente se buscará por palabra antes que por frase, y naturalmente si una frase no se encuentra, se trata de buscar por alguna palabra significativa de esa frase. Por ejemplo: supongamos que alguien busca por "cargos de profesores titulares exclusivos", normalmente esta no sería una frase clave consignada tal cual, entonces la próxima búsqueda puede ser por "cargos", "titulares exclusivos" o algun refinamiento semejante a criterio de quien busca. La tendencia, cuando no se encuentra el documento por un criterio especificado, es siempre "achicar "el criterio. Tener en cuenta esto es importante, ya que en lugar de colocar solo frases completas como claves, se puede dividir la frase en subconjuntos de palabras que permitan el uso de criterios de búsqueda mas amplios, o generar otras claves con las palabras relevantes de la frase usando plurales.
• Cuando se decide utilizar una frase clave, uno debe preguntarse que tan común es esta como frase, por ejemplo: tiene sentido no dividir en palabras "ley de educacion superior", por que sería bastante normal que quien esta interesado en el tema busque por esta frase, pero en otros casos conviene realizar el desagregado en palabras, ya que raramente alguien atinaría a escribir la frase exactamente tal como fué especificada en las claves.
• Las palabras utilizadas deben ser plurales. Por ejemplo en lugar de "reglamentacion", utilizar "reglamentaciones", esto facilita que el documento sea encontrado por quienes prefieran utilizar plurales, algo muy frecuente en las búsquedas.
• Aunque se escriban frases claves completas, y estas guarden sentido, debería ser una norma general consignar ademas los plurales de las palabras significativas de la frase. Para el caso anterior serían: "Leyes" y Educación Superior". O por ejemplo: Licencia por maternidad: prodría inscribirse como Licencias:Licencia por maternidad.
• Si el documento esta referido a una persona o conjunto de personas deben consignarse los nombres.
• En algunas ocasiones, tomemos por ejemplo el caso de una ordenanza referida a algún tema, la palabra "reglamentaciones" o "reglamento" no aparece explícitamente en el texto; sin embargo, el texto se encuentra en el contexto de una reglamentación, así es que debería considerarse como palabra clave. De esta forma quien quiera tener referencia a todas las reglamentaciones puede hacerlo por una sola palabra clave. El considerar palabras claves que si bien no aparecen en el documento, hacen a una categoría mas general en la que el documento puede ser incluido, hace a la generalidad del criterio con que se elijen las palabras. El tener en cuenta este criterio de generalidad es muy importante para proveer amplias posibilidades de búsqueda. El preguntarse para que sirve el documento generalmente da una pauta de que palabras deben ser tenidas en cuenta para hacer el criterio lo mas universal posible.
• Una vez que se establece un criterio para consignar las palabras debe mantenerse regularmente para todos los documentos que se envíen, y si bien no puede ser único, respetando esta guía se podrá arribar a un conjunto de palabras claves suficientemente adecuado para caracterizar el documento individual.
• No es necesario que se especifiquen las palabras correspondientes a los criterios dados para los restantes descriptores.
• Es siempre preferible la redundancia que la falta de palabras o frases claves. La redundancia puede implicar que la búsqueda arroje mas resultados de los que estrictamente debiera, pero siempre es posible redefinir el criterio de búsqueda para que el documento aparezca en los resultados si han sido consignadas las palabras claves. Y es del todo preferible esto, a que un documento no pueda ser encontrado por un criterio mas general que lo incluye, ya que de este modo no habrá manera de reformular la búsqueda que haga posible encontrarlo.
• La descripción debe ser una muy breve reseña del tema principal sobre el que versa el documento, los signos de puntuación tanto como el uso de mayúsculas son respetados en este caso. Recuérdese que lo que se redacte para este descriptor será lo que aparezca en la página de respuesta, por lo tanto se sugiere que el texto sea breve, preciso y adecuado a normas aceptables de redacción.

Todo lo aquí explicado es válido para todos los formularios de envío. En los formularios para registro de ordenanzas de planes de estudio o llamados a concursos aparecen otras opciones, estas se corresponden con información pertinente a las páginas que el Digesto genera para oferta educativa y oferta laboral, estas opciones están limitadas acorde con el usuario que está realizando el envío y la página de envío en que se encuentre. Vale decir, que si un usuario puede enviar documentos generales, ordenanzas de planes de estudio y resoluciones de llamados a concursos, las tres páginas estarán habilitadas para él, pero las opciones deplegadas serán distintas en cada una de ellas. Esta es una forma de evitarles trabajo y errores. Lo mismo ocurre en el caso de las claves, todas las opciones extras que aparecen en el formulario de envíos de llamados a concursos u ordenanzas de planes de estudio, se incorporan a las claves. Ello no indica que estas sean las únicas claves que deben ser consignadas, queda al buen criterio del responsable del envío agregar las que considere necesarias.

Para estas páginas hay una serie de datos que no se consignan, porque el sistema los evalúa y agrega automáticamente. A menos que se esté agregando información, como el registro de una nueva carrera, este tipo de datos, que son ingresados directamente por el usuario, no son analizados por el sistema, de forma que lo que allí se incorpore, será lo que publicarán las páginas correspondientes.

El sistema entrega los errores en dos etapas, inicialmente controla que los datos del formulario estén completos y sean correctos hasta donde puede evaluar, la segunda, evalúa si se envió un documento como original y en realidad está repetido, o si el documento no se corresponde con el tipo esperado, si el usuario que informa una recarga no es el que enviara el documento originalmente, y también si un documento intenta ser sercargado a través del formulario general cuando inicialmente fué informado por medio de planes de estudio o concursos. Nótese que la situación inversa no es considerada error, es decir, un plan de estudios o concurso que fuera informado por el formulario general, puede, (y debería) ser recargado por su correspondiente formulario.Si se detecta un error en la segunda etapa, la notificación de la misma la hace vía mail. Si ocurriese en la primer etapa de la evaluación de datos, el formulario de respuesta, en lugar de ser un recibo con los datos enviados, es un mensaje con el primer error detectado. Tanto en un caso como en otro, el documento ha sido rechazado. Todos los rechazos y errores internos del sistema son notificados al administrador vía e-mail. Y toda la actividad del sistema es monitoreada y registrada.

Existe aún otro tipo de error que el sistema puede eventualmente informar al usuario. En éste se solicita notifique al administrador, lo que se le ruega haga, en el caso dado. Este es un sistema que debe operar sin mantenimiento, y esta es una forma de que dada la evetualidad de un falla de configuración, o falta de archivos, el administrador pueda ser advertido de la falla, o bien de advertir al usuario que una operación no le es permitida, o que un permiso no le ha sido asignado. En un estado adecuado de ajuste del sistema este tipo de advertencias no deberían presentarse, ya que constituyen controles internos del sistema de la adecuación de sus datos de configuración.

El único error que el sistema no detecta está en el mandar el attach equivocado, o no completar los datos de fecha y número en el texto, o bien que la fecha de emisión o el número de documento dado en el registro no se correspondan con lo que existe en el texto. Este es un error típico, pero que el sistema no puede detectar en los documentos Word, por tanto se pide un especial cuidado.

Un tipo de error frecuente es el recurrente rechazo de documentos que no aplican al estandard de versión de Word aceptada por el sistema. El mensaje de rechazo acompañado por una advertencia del tipo "Envíe documentos Word u HTML", puede producirse por diferentes causas, aq saber:

a- El tipo interno del archivo es otro y ha sido renombrado para disfrazar su extensión.

b- El documento es HTML, pero no ha sido generado por Word.

c- El documento es Word, pero su contenido esta codificado como rtf u otro.

d- La versión de Word con la que se generó el documento no tiene una firma registrada en el sistema. En este caso, lo que se sugiere es utilizar Office 97, o Word versión 8. Este genera caracteres estables que pueden ser reconocidos por el sistema y no generarán rechazo.

Los usuarios serán responsables de aquí en mas de controlar sus envíos, para ello cuentan con una consulta especial, provista en el menú de envíos, que les permite recuperar todos los documentos que alguna vez registraron, y que se encuentren en la base de datos vigente. Especial cuidado debe ser prestado al registro de planes de estudio y llamados a concursos, ya que estos publican páginas inmediatamente visibles después que procedió el registro, dicho de otro modo, actualizan automáticamente algunas páginas accesibles en el sitio de la Universidad.

Documentos comunes

Todo documento que no cuente con un formulario especial de registro debe ser informado mediante el formulario denominado GENERAL en el menú de registro. Este es el formulario que aparece por defecto en la página de carga. Cada usuario tiene asignada una configuración específica en el sistema, que determina a que formularios tiene acceso y que orígenes y tipos de documentos le son permitidos. De este modo, las opciones que despliega el formulario en tipos de documentos y orígenes y el menú de carga en sí, varía de usuario a usuario. Si sobrasen o faltasen opciones en las categorías mencionadas, el usuario debería comunicarlo al administrador.

Todos los datos requeridos en el formulario son obligatorios, a excepción de la lista de notificaciones.

Ordenanzas de Planes de Estudio

Este formulario especial permite informar los cambios de planes a las carreras propias de la Unidad Académica a la que pertenezca el usuario particular. Nuevamente, esta es una configuración especial para cada dependencia. En el menú general del formulario de registro esta opción aparece bajo el nombre PLANES DE ESTUDIO.

Si en el menú de opciones de las carreras el usuario no encuentra aquella cuyo plan de estudios desea enviar, recurre al registro de una nueva. En este registro se consignan tres datos básicos: el nombre de la carrera, la duración, y el número con que la carrera figura inscripta en el sistema de alumnos. Este número, si le es desconocido, debe solicitarlo al administrador. Obviamente, solo se puede elegir registrar una nueva, o excluyentemente, informar un nuevo plan para una ya registrada.

En cuanto a las claves, el sistema introduce varias claves automáticamente. No deben agregarse el nombre de la carrera, ni la categorización "planes de estudio", estos datos son agregados por el sistema. Si debería informarse el número de ordenanza previa, si se estuviera actualizando un plan, usando siempre los códigos del Digesto.

Los planes de estudio enviados a través de este formulario actualizan en forma automática las páginas de servicio relativas a la oferta educativa.

Resoluciones de llamados a concursos

Este formulario aparece en el menú general de carga como CONCURSOS. Su utilidad es registrar la oferta de concursos en las distintas unidades académicas. Para cada unidad aparecen las correspondientes áreas y departamentos, de donde el usuario deberá seleccionar la correspondiente combinación. El sistema controla que la combinación área-departamento seleccionada sea correcta, de lo contrario da error. La opción varios que aparece entre las categorías, dedicaciones, cargos, departamentos y áreas, ha sido introducida para facilitar el registro de concursos cuando se llaman diferentes cargos y/o categorías y/o dedicaciones, pudiendo corresponder a un área o varias, y a varios departamentos mediante una única resolución de llamado.

En desde y hasta se debe registrar la fecha de comienzo de inscripción y la de cierre respectivamente. Cuando un concurso registrado en el sistema ha perimido, el documento permanece registrado en el Digesto, pero desaparece de las páginas de servicio que publican los concursos.

Como en el anterior, en las claves no es preciso registrar otra cosa que el expediente, los nombre de las materias y alguna otra información de interés. La información de cargos, dedicaciones, categoría, área, departamento y fechas, es agregada por el sistema. Naturalmente, si la selección hecha en estos items fue varios, el usuario debería especificarla mas detalladamente, explicitando cargos, dedicaciones, categorías, departamentos y áreas discriminadamente.

Nuevamente, el único item no obligatorio del formulario son las notificaciones.

Notificaciones y listas de e-mails

Esta nueva versión del sistema permite emitir automáticamente notificaciones de los documentos vía e-mail. Para ello solo es necesario colocar la lista de e-mails de las personas a las que se desea notificar de la publicación del documento. Una vez procesado el envío, el sistema se encarga de generar y enviar los e-mails correspondientes.

Para especificar la lista de e-mails, es necesario escribirlo completo, es decir nombre de la cuenta@dominio. Ejemplo: lruiz@unsl.edu.ar. No se pueden usar alias, ni enviar a listas generales de la Universidad, como la lista unsl.Las direcciones consignadas no son chequeadas por el sistema, de modo que es de fundamental importancia verificar que estas sean correctas. Si una dirección es incorrecta la notificación correspondiente no se hará, y será responsabilidad del usuario que efectura el registro el notificar al usuario perjudicado. Lo mismo ocurre cuando se reenvia un documneto que fue registrado con algún error, al sistema no le es posible determinar la causa por la cual se produce la corrección, por ende tampoco puede decidir si es correcto o no notificar nuevamente a la lista de e-mail original u a otra que se le consigne, la decisión en este caso ha sido tratar de evitar molestias innecesarias a los usuarios de este servicio.

Se debe prestar especial atención a la lista de notificaciones que quede como residuo de la edición de otro registro. Ya que a los usuarios le es dado reescribir un registro con nuevos datos para realizar otro envío, deben cuidar de no dejar listas de e-mails de las notificaciones del anterior documento editado, de ser así, los usuarios del servicio recibirán notificación de un documento que no es de interés para ellos, lo que constituye no solo un error, sino además una molestia.

La forma de especificar una lista de e-mails es la siguiente: cuenta@dominio,cuenta@dominio, y así siguiendo. Véase que las direcciones están separadas entre sí por una coma y ningún espacio. La lista termina con la última dirección, sin ningún otro agregado. Si alguna dirección fuese desconocida, la función de búsqueda de e-mails permite encontrar la dirección de correo de personas que tengan este servicio en alguno de los servidores de la UNSL. Una vez que se abre esta página popup de consulta, el usuario solo tendrá que colocar el apellido de la persona cuyo e-mail desconoce, si la búsqueda es exitosa, bastará con marcar la dirección, copiarla y pegarla en el formulario de envío, separandola con comas, si fuera necesario. Esta página permanece minimizada durante el resto de la sesión, así es que si se la invoca nuevamente desde el botón no aparecerá en pantalla, debe activarse desde la barra de tareas de Windows.

El sistema tabién permite que los usuarios que efectúan envíos puedan generar listas con direcciones de e-mail y guardarlas para uso posterior. La utilida de ello reside en que, si un determinado tipo de documento ha de ser notificado siempre a un mismo conjunto de personas, el contar con una lista previamente generada ahorra un tiempo substancial, y evita errores.

Esta facilidad aparece en el menú de tareas del formulario de carga como "Mantenimiento de listas". Si el usuario no tuviera ninguna lista generada, la invocación de este link le mostrará nomo única opción la de Altas. En este formulario se cooca el nombre deseado para la lista, por ejemplo consejo, con la opción de envío se registra el nombre, y muestra el espacio donde deben ser colocadas las direcciones de e-mail separadas por comas. Una vez registrada la lista, si no se produjeron errores, el sistema muestra una pantalla informando un registro exitoso y los miembros de la lista generada.

Si el usuario ya tiene listas generadas, el menú de mantenimiento le mostrará las opciones de Altas, Modificaciones, y Bajas. Para las modificaciones y las bajas el sistema despliega los nombres de las listas generadas por el usuario, a fin de que se seleccione una de ellas y se proceda con la modificación o la baja. En ambos casos se despligan los miembros pertenecientes a la lista.

Cuando se notifica se puede usar una combinación de e-mails y listas, usando coma como separador. La lista es una dirección mas que el Digesto se encargará de procesar internamente. Algo importante es la forma en la cual se le esta diciendo al sistema que lo que se le remite es una lista, para ello es necesario colocar lista_nombre. Por ejemplo, si la lista se llama consejo, la forma correcta de colocarla en las notificaciones del formaulario de envío es lista_consejo. Se puede usar una combinación de listas con direcciones, lo que sería algo del tipo: lista_nombre,xxxx@xxxx.xxx, sin importar el orden o número de direcciones y listas utilizadas.

Indice

Cómo enviar

El único requisito para enviar documentos es ser un usuario registrado en el sistema y naturalmente, respetar las condiciones antes expuestas. Recuerde solicitar su registro con la debida antelación.

Recuerde estos pasos, le pueden evitar el inconveniente de olvidar algo importante y realizar el trabajo en vano:

1.-Prepare el archivo que va a enviar: ello implica separarlo de otros archivos no pertinentes -si Ud. tiene el hábito de escribir los textos de todos los documentos de contínuo en un mismo archivo-, y grabarlo con formato Word y un nombre que le permita identificarlo a la hora de ser enviado. Recuerde siempre completar los datos de fecha y número del documento en el texto del mismo, este olvido ocasiona transtornos, y aunque el documento resulte publicado en forma inmediata, será eliminado de la página en el momento en que se detecte la anomalía, por lo que tendrá que molestarse en enviarlo nuevamente corregido.

2.-Ingrese los datos del registro acorde con lo explicado. Verifique siempre que los datos se corresponden con el archivo que quiere enviar.

3.- Verifique siempre que la sintáxis y contenido del formulario sean correctos. Recuerde que bajo un sistema automático de recepción y proceso de documentos, los defectos que el sistema no puede detectar quedarán expuestos con la publicación de los documentos, sin mediar intervención que lo evite. Su colaboración es nuestro mejor aliado.

4.- En el apartado de Archivo, utilice el botón Browse, este le permitirá navegar por sus directorios para seleccionar el archivo deseado. Si al archivo a enviar no es un documento codificado en html, Ud. deberá seleccionar "Mostrar todos los archivos", en la parte inferior de la la ventana que abre el Browse hay una opción que le permite seleccionar los tipos de archivos que puede visualizar en esa ventana. Cambie la selección predeterminada para visualizar otros documentos como por ejemplo documentos del Word. Si la ventana de carga no presenta el botón "Browse", es que Ud. está utilizando una versión vieja de Explorer, necesitará actualizar su navegador. Como recomendación, instale un versión actualizada de Netscape.

5.- Verifique siempre la respuesta del Digesto en su mail, le notifica si un documento es rechazado por errores o aceptado en el sistema. Chequee su correo regularmente, también verifique en las novedades o a través de búsquedas que el documento enviado se corresponde con los datos de registro.

Si recibe un rechazo cuando intenta enviar, para corregir el error vuelva a la página anterior utilizando el botón de retroceso de página del navegador, esto le permitirá completar o corregir los datos sin borrar todo el contenido. Si el ocumento fué aceptado, la leyenda "Continúa registrando" limpiará el formulario de los datos del envío anterior.

Recuerde que en esta nueva versión del sistema no es posible ninguna intervención del administador en su envío antes que el documento sea publicado, es su responsabilidad verificar que el envío es correcto.

Indice

Existen dos tipos de estadísticas en el sistema, ambas están orientadas a monitorear el envío de documentos desde los distintos centros emisores. Se contabilizan los documentos enviados según las oficinas y dependencias de envío, no según el origen del trámite, pues eventualmente documentos generados por una oficina tienen origen de trámite en una dependencia distinta. Cada una cumple una función diferente, a saber:

Estadísticas de envío por dependencia y oficina: registra el número de documentos enviados por cada oficina, acumulando el total a la dependencia correspondiente, e informa el porcentaje.

Estadísticas por dependencia y tipo de documento: registra el número de documentos enviados por tipo y dependencia, lo que permite comparar el número de envíos a la cantidad real de documentos de ese tipo producida en una dependencia.

Estas estadísticas se actualizan directamente desde el registro del documento, de forma tal que quedan excluídos de la contabilidad todos los envíos fallidos.

Indice

Apertura de documentos de Word 97 en Word 95 o Word ver 6.x

Eventualmente pueden presentarse problemas para la apertura de documentos editados en Word 97, con versiones anteriores de Word, particularmente cuando el documento en cuestión no fué exportado con formato de Word 6.x o Word 95 (ver. 7). El Word 97 tiene un formato de documentos no compatible con las versiones anteriores, y dado que no existe restricción en cuanto a la versión de Word en que debe estar editado el documento para ser enviado, se hace necesario para aquellos usuarios que no cuentan con Word 97, actualizar su versión del editor con los filtros correspondientes. De este modo, los documentos al abrirse, serán automáticamente convertidos a un formato inteligible para Word 6.x y/o Word 95.

Si Ud. tiene una de las versiones anteriores al Word 97, será necesario que baje a su equipo el filtro correspondiente, y lo instale según se especifica a continuación.

1.- Baje las utilidades que aparecen en el cuadro, según la versión que corresponda, normalmente los archivos obtenidos por este medio son copiados a un directorio de downloads. Ud. puede seleccionar un directorio distinto si lo desea. Baje allí el archivo ejecutable y el archivo de filtros que corresponda a la versión de Word que deba actualizar. Deberá bajar dos archivos, el correspondiente al filtro y el instalador.

2.- Ejecute el archivo WRD97CNV.EXE. Esta aplicación actualizará su versión de Word con el filtro por Ud. seleccionado. El programa ejecuta en forma silenciosa, no muestra ningún mensaje de finalización, pero el proceso no demora sino unos segundos.

3.-Ingrese a la página y trate de abrir el mismo archivo con el cual se manifestaron los problemas. Ahora debería funcionar. Si no fuese así, verifique que el filtro seleccionado sea el correcto para su versión de Word, si su versión no esta entre las mencionadas, sería aconsejable que la actualizase a la última versión disponible. Si tiene alguna duda respecto a este proceso, por favor no dude en enviar un mail a lruiz@unsl.edu.ar, detallando su versión de Word, nombre completo, dependencia y oficina en la que trabaja, y nro. de interno y/o directo correspondiente, así como detalles sobre el problema que puedan ayudar a realizar un diagnóstico.

Cómo referenciar documentos del Digesto desde cualquier página.

PARA DOCUMENTOS EN FORMATO WORD O PDF

Debe llamar al auxiliar de búsqueda del digesto con el código del documento como variable. El modelo de link sería del tipo :

<a href="http://digesto.unsl.edu.ar/busca_codigo.php3?var=OCS-1-4/99">comentario</a>

donde var es la variable, OCS-1-4/99 (v.g.) es el código del documento que se desea encontrar , tal como los codifica el Digesto y comentario es lo que se visualizará en el link respectivo.

PARA DOCUMENTOS EN FORMATO HTML (conversión automática del documento Word)

Es válida la misma regla, solo varía la interfase de invocación, en este caso se usa busca_codigo1.php3

<a href="http://digesto.unsl.edu.ar/busca_codigo1.php3?var=OCS-1-4/99">comentario</a>

Vale aclarar que si el documento fue registrado en formato PDF la conversión html del mismo no será encontrada.

EN CUALQUIER CASO OBSERVE LA NORMA DE NO USAR CEROS A IZQUIERDA EN EL CODIGO, por Ej: RCD-2-0001/99 no es un codigo válido, RD-2-1/99 sí lo es.

---